Druckkosten einsparen

#1: Einen neuen Drucker kaufen – ist der teuerste auch der beste Drucker?

Wenn der Drucker den Geist aufgibt, muss häufig eine schnelle Lösung her. Das hängt bspw. damit zusammen, dass Dokumente gedruckt werden müssen oder Kollegen ihre Dokumente ausgedruckt in den Händen haben wollen.

Derjenige, der für den Kauf verantwortlich ist, bekommt schnell die Dringlichkeit und den hiermit verbundenen Druck zu spüren und greift oft zur erstbesten Lösung. Allerdings ist die Frage, ob das auch die sinnvollste ist. Drucker haben heute viele Funktionalitäten. Diese reichen vom „einfachen“ Drucken und Kopieren über Scannen bis hin zum Faxen, Lochern und Tackern. Bevor Du Dich für einen neuen Drucker entscheidest, solltest Du die Anforderungen in Deinem Unternehmen ermitteln. Hierzu kannst Du bspw. die folgenden Fragen beantworten:

• Für wen sind die ausgedruckten Dokumente? Für interne oder auch für externe ?
• Wie oft / wie viel wird gedruckt?
• Wer hat alles Zugriff auf den Drucker (Anzahl der Mitarbeiter)?
• Soll der Drucker scannen können?
• Wird der Drucker auch als Faxgerät genutzt?
• Soll der Drucker Lochen / Tackern können?
• Soll der Drucker Scans per Mail versenden oder in einer Cloud speichern können?
• Wie viele Seiten soll der Drucker in der Minute drucken?
• Wird ein Kundendienst benötigt? Wenn ja, in welchem Umfang? Muss es 24/7 sein oder reichen andere Zeiten?
• Wie lange soll die Garantie sein?

Mit Hilfe dieser Antworten kannst Du die Auswahl eingrenzen und findest schneller das passende Modell.

#2: Was kosten Nachfüllpatronen?

Bei der Druckerauswahl kannst Du auch die Verbrauchswerte für Tinte/Toner vergleichen. Was kostet eine Schwarz-weiß-Seite bzw. eine Farbseite beim Modell 1 und wie hoch sind die Kosten beim Modell 2? Häufig sind Druckpatronen mit einem größeren Inhalt preiswerter, als kleinere Varianten.

#3: Können Farbpatronen einzeln ausgetauscht werden?

Oft werden nicht alle Farbpatronen gleichzeitig leer sein. Wenn du alle Farben in einer Patrone hast, musst Du immer die gesamte Patrone ersetzen. Wenn Du die Farbpatronen einzeln tauschen kannst, kannst Du jede Farbpatrone bis zum Ende aufbrauchen. Hierdurch kannst Du erhebliche Kosten für den Kauf von Patronen sparen.

#4: Der Energieverbrauch – Beim Kauf auf den Stand-by-Modus achten

Das Drucken ist heute selbstverständlich geworden, deshalb machen wir uns häufig wenig Gedanken über Kleinigkeiten. Der Energieverbrauch beim Drucken ist eine von diesen. Wenn Du einen Drucker kaufst, kannst Du schauen, ob ein Energiesparmodus vorhanden ist. Mit diesem wird der Drucker, nachdem eine gewisse Zeit kein Druck erfolgte, in einen Stand-by-Modus versetzt. Sobald ein neuer Druckauftrag an den Drucker gesendet wird, wird dieser wieder eingeschaltet und kann drucken. Hierdurch kannst Du Deinen Energieverbrauch senken und somit Kosten sparen.

#7: Druckeinstellungen – kleine Anpassungen mit einer großen Wirkung

In den Druckeinstellungen kannst Du als Standard den Farbdruck sowie den Schwarz-weiß-Druck auswählen.

Farbdruck als Standard: Bei dieser Einstellung wird jede Seite als Farbseite gedruckt. Das Ergebnis jeder gedruckten Seite wird das sein, was erwartet wird. Das gilt sowohl für Schwarz-weiß-Seiten, wie auch für Farbseiten. Der Nutzer erhält immer das Ergebnis, was er erwartet. Wir können uns somit die Frage stellen, ob der Nutzer aktiv die Einstellungen öffnen und von Farbdruck auf den Schwarz-weiß-Druck umstellen wird. Das ist wohl eher unwahrscheinlich.

Schwarz-weiß-Druck als Standard: Bei dieser Einstellung wird jede Seite im Schwarz-weiß-Druck gedruckt. Das heißt, dass auch die Farbseite in Schwarz-weiß gedruckt wird. Wahrscheinlich wird es immer wieder eine Seite geben, die doch in Farbe benötigt wird. Das kann bspw. ein Bild, eine Grafik oder eine Präsentation sein. Deshalb wird der Nutzer hin und wieder die Einstellungen aktiv verändern und auf Farbe umstellen.

Wenn der Farbdruck teurer ist als der Schwarz-weiß-Druck, kannst Du durch die Setzung des Schwarz-weiß-Drucks als Standard Druckkosten sparen.

#8: Mehrere Seiten auf einer Seite drucken

In den Einstellungen kannst du auswählen, wie viele Seiten auf einer Seite gedruckt werden sollen. Du kannst bspw. wie in einem Buch zwei auf einer Seite drucken. Du kannst auch noch mehr Seiten, bspw. vier, acht oder 16 auf einer Seite drucken. Hierdurch sparst Du sowohl Papier wie auch Druckkosten, da die Anzahl der gedruckten Seiten weniger wird.

#9: Papierverbrauch optimieren – Doppelseitig drucken



Neben dem Einsparen bei den Druckpatronen / Tonern kannst Du auch Papier sparen. Wenn Du den beidseitigen Druck in den Einstellungen auswählst, kannst Du Deinen Papierverbrauch um bis zu 50 % reduzieren. Hier können auch ein paar Euro zusammenkommen.

Wenn Du doppelseitiges Drucken mit Tipp #8 kombinierst und wie beim Buch zwei Seiten auf einer Seite druckst, kannst du deinen Papierverbrauch um bis zu 75% reduzieren.

#12: Muss alles gedruckt werden, reichen Teilsegmente oder auch eine digitale Kopie?

Was wird in Deinem Unternehmen alles gedruckt? Häufig gehören hierzu Reservierungsbestätigungen, Tickets und dergleichen. Du könntest vor jedem Druck die Frage stellen, ob das zu druckende Dokument tatsächlich ausgedruckt werden muss.

Neben der Frage des „Was wird gedruckt?“, kannst Du auch die Frage „Wie wird gedruckt?“ stellen.

Manchmal stehen auf einzelnen Folien einer Präsentation oder wenigen Seiten eines Textes die für Dich wesentlichen Inhalte. In solchen Situationen kannst Du Dir die Frage stellen, ob Du die anderen Seiten auch drucken möchtest. In den Druckeinstellungen kannst Du individuell auswählen, welche Seiten gedruckt werden sollen. Bei Präsentationen kannst du hierdurch bspw. Abschlussfolien weglassen.

Eine Möglichkeit auf den Druck zu verzichten ist bspw. auch die Ablage von Dokumenten als digitale Kopie.

#13: Entwurfsmodus spart Tinte

Häufig kannst Du verschiedene Druckqualitäten für den Druck einstellen. Beim Entwurfsmodus werden weniger Punkte je Buchstabe gedruckt, was somit zu einem geringeren Tintenverbrauch führt. Im Vergleich dazu wird beim Standard- und Optimalmodus mehr Tinte verwendet, was mit einer besseren Druckqualität einhergeht. Du kannst Dir die Frage stellen, ob bspw. bei internen Dokumenten oder Probedrucken/Entwürfen der Entwurfsmodus genutzt wird, und der Standard- bzw. Optimalmodus bei Dokumenten verwendet wird, die für Externe bestimmt sind. In Verbindung mit Tipp #14 kannst du dein Druckergebnis weiter verbessern.

#14: Papier mit geringer Saugkraft



Um ein besseres Ergebnis beim Drucken zu erreichen, kannst Du auch ein Papier mit einer geringen Saugkraft nutzen. Wenn du auf dieses Papier im Konzeptmodus druckst (vgl. Tipp #13), hast du ein optisch hochwertigeres Ergebnis, im Vergleich zur Nutzung einer Papiersorte mit einer hohen Saugkraft.

#17: Tintenstrahldrucker richtig ausschalten

Viele Tintenstrahldrucker aktivieren, wenn sie vom Strom getrennt werden, eine Reinigung der Druckköpfe. Das verbraucht Tinte, die Du einsparen kannst, wenn Du Deinen Drucker über den On/Off-Knopf des Druckers ausschaltest.

#18: Mit Hilfe der Druckvorschau leere Seiten und Stellen finden



Über die Druckvorschau kannst Du Dir die Seiten anschauen, die Du drucken möchtest. Hierüber kannst Du noch einmal überprüfen, ob es (nahezu) leere Seiten gibt. Diese kannst Du bspw. vor dem Druck entfernen oder überspringst diese beim Druck. Insbesondere beim Druck von Excel-Tabellen kann Dir das einige Blätter einsparen.

Arne hat sich bei einem Arbeitgeber dem Thema Druckkosten gewidmet. Hier hat er eine Analyse der Kosten getätigt und verschiedene Schritte unternommen, die letztlich zu jährlichen Einsparung von über €10.000,- geführt haben. Hierdurch wurden die Druckkosten um über 30 % verringert.

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