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Einkauf mit Freigabe

Kosten sparen durch ein cleveres Einkaufsmanagement

Mit einem cleveren Einkaufsmanagement hast Du die Möglichkeit die Kosten in Deinem Unternehmen zu senken. Eine Möglichkeit hierbei sind Freigabestufen im Einkauf.


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Was sind Freigabeprozesse und Autorisierungen im Einkauf?


Autorisierung im Einkauf heißt, dass jemand die Erlaubnis hat,

  1. eine Bestellanforderung freigeben und/oder
  2. ein Produkt bestellen zu dürfen.

Wir sehen bereits, dass die Freigabe eine besondere Variante der Autorisierung ist.


Freigabe

BeimFreigabeprozess geht es darum, dass ein Mitarbeiter von Kollegen angefordertes Material (Bestellanforderung) freigeben darf. Die Freigabe kann nach der Produktkategorie (beispielsweise „Büroartikel“) und/oder nach der Höhe der Bestellung (beispielsweise kleiner als 500,- €) unterschieden werden.


Lass uns davon ausgehen, dass Egon für die Produktkategorie „Büroartikel“ Bestellanforderungen bis 300,- € freigeben darf. Karla darf alle Anforderungen freigeben.


Wenn nun eine Bestellanforderung für Büroartikel in Höhe von 200,- € eingeht, können diese beide Mitarbeiter bearbeiten. Eine Anforderung über 700,- € hingegen dürfte nur Karla freigeben.


Natürlich kannst Du den Prozess komplexer gestalten. Wenn Egon die Verantwortung für die Produktkategorie Büromaterial hat, könnte geregelt sein, dass er zuerst alle Anforderungen freigeben muss. Bei Anforderungen, die über 300,-€ liegen, muss zusätzlich eine Freigabe von Karla erfolgen. Solch einen Prozess könntest Du beispielsweise einführen, wenn Egon als Teammitglied im Einkauf fachlich für Büromaterial verantwortlich ist und Karla als Teamleiter Einkauf alle Bestellungen über 300,-€ freigeben muss.


Bestellung auslösen

Derjenige, der eine Bestellung auslöst, tätigt letztlich den Kauf der Produkte beim Lieferanten. An dieser Stelle besteht unter anderem die Möglichkeit verschiedene Produkte zu einer Bestellung zusammenzufassen, Produkte zu standardisieren oder auch die Anzahl an Lieferanten zu reduzieren.


Diese Art der Einkaufsorganisation bietet verschiedene Vorteile, auf die wir als nächstes schauen.

Vorteile

Bessere Preise durch Produktstandardisierungen

In Deinem Unternehmen wirst Du wahrscheinlich unterschiedliche Produktkategorien haben. Eine kann Büromaterial sein. Für jede Produktkategorie kannst Du einem Mitarbeiter die Verantwortung übertragen. Er hat nun die Möglichkeit, die zu angeforderten Produkte im Rahmen der Bestellung zu standardisieren.


Lass uns annehmen, dass früher in der Produktkategorie „Büromaterial“ Ordner von 3 verschiedenen Marken gekauft wurden. Da nun alle Ordner über den gleichen Mitarbeiter gekauft werden, können die Bestellungen unterschiedlicher Abteilungen zusammengefasst werden.


Das gesamte Bestellvolumen kann nun von einem Hersteller gekauft werden (Produktstandardisierung). Hierdurch kann das Bestellvolumen für ein einzelnes Produkt vergrößert werden und Du hast mitunter die Möglichkeit den Preis beim Lieferanten erneut zu verhandeln. Denn es macht einen Unterschied, ob du 20 oder 100 Einheiten von einem Produkt gleichzeitig von einer Firma kaufst.

Weniger Mindermengenzuschläge

Mindermengenzuschläge fallen dann an, wenn eine Bestellmenge einen bestimmten Mindestbestellwert nicht erreicht – dann wird ein Aufschlag auf Deine Bestellung verlangt. Sowohl durch die Produktstandardisierung, als auch durch das Zusammenführen mehrerer Lieferanten kannst Du es schaffen, dass Du Mindestbestellmengen schneller erreichst und somit weniger Mindermengenzuschläge zahlst. Es kann auch sein, dass für Deine Bestellung keine Versandkosten mehr anfallen.


Sollte die Produktstandardisierung alleine nicht helfen, kannst Du auch überlegen, ob Du eine größere Menge von einem Produkt kaufst und die nicht benötigte Menge in Dein Lager legst.

Zentralisieren von Entscheidungen

Autorisierungen und Freigabeprozesse im Einkauf sind immer mit einer Zentralisierung der Entscheidung verbunden. Das ermöglicht es Dir, mit Budgets zu arbeiten. Derjenige, der für eine Produktkategorie verantwortlich ist, kann darauf achten, dass das Budget nicht überschritten wird. Sollte das Budget ausgeschöpft sein, kann geprüft werden, ob das Budget erhöht werden sollte wird.

Kleinere Lager

Durch die Zentralisierung des Einkaufs in einer Produktkategorie kannst Du es vermeiden, dass in mehreren Abteilungen ein Lager mit den gleichen Produkten aufgebaut wird. Hierdurch kannst Du die gesamte Lagerhaltung in Deinem Unternehmen verringern, was dazu führt, dass weniger Kapital in der Lagerhaltung benötigt wird.

Einfachere Prozesse

Durch das Definieren von klaren Verantwortungsbereichen, weiß jeder im Unternehmen, wer der Ansprechpartner für ein bestimmtes zu beschaffendes Produkt ist. Das hilft allen dabei, Klarheit zu erhalten und die Prozesse zu vereinfachen.

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Auswirkungen

Bestellprozess verlängert sich

Je mehr Freigabestufen in Deinem Bestellprozess vorhanden sind, desto länger dauert in der Regel die Freigabe. Wenn Du beispielsweise drei Freigabestufen hast und jeder Mitarbeiter 1* täglich Bestellanforderungen freigibt, kann es somit bis zu 3 Tagen dauern, bis eine Bestellung freigegeben ist und ausgelöst werden kann.

Vertretungsregelungen treffen

Du kannst prüfen, ob Vertretungsregelungen benötigt werden, falls ein Mitarbeiter beispielsweise auf einer Fortbildung ist. An dieser Stelle kannst Du mit Rollen arbeiten. Jede Freigabestufe kann eine andere Rolle haben. Mehrere Mitarbeiter können dann die gleiche Rolle in der Freigabe innehaben und sich gegenseitig vertreten.

Bestellungen seltener auslösen

Wenn die Auslösung der Bestellung so lange hinausgezögert werden, bis Bestellungen beispielsweise versandkostenfrei sind, kannst Du zwar Versandkosten einsparen, allerdings kann es sein, dass Dein Unternehmen nicht mehr handlungsfähig ist, da wichtige Produkte fehlen. Achte darauf, dass wichtige Produkte in einer ausreichenden Menge vorhanden sind.

An neuen Bestellprozess gewöhnen

Neue Prozesse bedingen immer auch, dass man sich an etwas Neues gewöhnen muss. Dem einen fällt das leichter, dem anderen schwerer. Hier kannst Du mit der richtigen Kommunikation dafür sorgen, dass sich die Mitarbeiter im Unternehmen mitgenommen fühlen.

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Kommunikation

Möglichkeit 1: Vorbereiten auf Fragen von Mitarbeitern

Deine Mitarbeiter werden einige Fragen haben. Hier ist es hilfreich, sich im Vorfeld zu überlegen welche Fragen das sein können und Antworten festzuhalten. Zu diesen Fragen können die folgenden gehören:

  • Was mache ich, wenn nicht genügend Papier vorrätig ist?
  • Wer organisiert den Einkauf, wenn der Verantwortliche abwesend ist?
  • Wie ist der Einkauf erreichbar?
  • Kann ich zu jeder Zeit eine Bestellung aufgeben?
  • Wie lange dauert es, bis meine Bestellanforderung geliefert wird?


Wenn Du diese und andere Fragen im Vorfeld für Dich beantwortet hast, wird Dir die Kommunikation deutlich leichter fallen.Die richtige Kommunikation ist natürlich von Deinem Team und Deinem Unternehmen abhängig und sollte individuell abgestimmt sein. Als nächstes findest Du einige Argumentationsmöglichkeiten die Dir helfen, den Bestellprozess in Deinem Unternehmen zu verändern:

Möglichkeit 2: „Ist das wirklich notwendig?“

Durch die Nutzung von Prozessen zur Freigabe und Bestellauslösung wird häufiger die Frage gestellt, ob eine Bestellung „tatsächlich notwendig“ ist. Das führt dazu, dass die Produkte identifiziert werden, die nicht unbedingt benötigt werden. Die hierdurch eingesparten Finanzmittel können anderweitig verwendet werden.

Möglichkeit 3: Struktur und Klarheit

Freigabeprozesse helfen allen Mitarbeitern, da es klare Ansprechpartner gibt. Das hilft dabei, dass Anfragen direkt an den richtigen Mitarbeiter gestellt werden können. Es ist somit nicht notwendig, dass man fragt, wer welche Zuständigkeit hat, da diese für alle sichtbar geregelt ist.

Möglichkeit 4: Standardisierung führt zu Kosteneinsparungen

Durch die Nutzung von Autorisierungen zur Bestellung können Produktstandardisierungen schneller eingeführt werden. Hierdurch können Kosten im Einkauf reduziert werden und die Einsparung kann anderweitig verwendet werden.

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